用Google Docs协同管理团队日常事务

一年前到项目现场之后推行了Dropbox作为项目成员之间的项目档案共享库,建立规范的目录要求大家都把文档按目录和日期规整地放到里面,一年之后已经卓有成效,项目档案清晰有调理,每个人的本地无需上传下载,都时刻保留着最新的一份拷贝,方便了很多。最新的另一个大项目,也是用了同样的方案进行团队文档共享。

现场日常维护工作琐碎,经常被打断,所以最近在考虑日常的工作记录如何进行,特别是感觉需要一个团队成员共用的待办事项表,记录日期、待办事项、请求来源、处理人、处理结果就可以了。就好像在大家的办公桌前放一块白板,上面写着要做的事情1、2、3、4,随时提醒大家不要忘记,每个人都可以在上面增加或着修改记录这样。其实原来有一个excel文档是记录这个的,也放在dropbox里面大家都可以看,但是问题是不能大家同时编辑,否则会导致保存冲突,另外也没法要求大家平时都开着这个文档。

另一个方案是我之前在ZTP研发团队里推行的,OneNote共享笔记本方案,虽然也不错,但是需要每个人都安装Office OneNote组件,受到客户端的限制,特别是OneNote还一直没有Mac版本,我自己只能在虚拟机里面用,很麻烦,所以考虑了一下也放弃了。

这时想到了两年前玩过的Google Docs,在线的多人协作文档编辑工具,印象中当时还不太好用,但是如今试了一下发现改进非常显著,已经完全能胜任我的需求并且还有惊喜。

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用自己的Google账号登陆到docs.google.com就可以创建自己的在线文档,创建之后通过右上角的Share可以共享给其他团队成员(需要有google帐号),加入的团队成员被赋予一个颜色的光标,就可以立即参与到这个excel的编辑中来,所有的编辑都是立即自动保存并且修改历史可以无限追溯,右上角查看协同编辑者的地方点开还可以实时聊天。

下图就是我们团队四人同时在编辑这个todo list文档的场景,可以看到四个颜色的光标在不同的位置,各自可以同时输入内容,输入过程其他人完全是动态可见的,就跟共享桌面一样的感觉。

google docs

这样一来,上班时只要用浏览器开着这个页面,现场的大小工作事务,事无巨细大家都可以随手记下来到表格里面,也方便跟踪和分享。我也不用掏钱去买块真的白板了~奔跑着赞美一下Google,用最先进的科技,引领着人类最先进的生产力~

Gmail 邮件清理Tips

三年前设置了工作邮箱自动转发gmail方便手机上随时随地处理邮件,三年过去了,10G的gmail邮箱爆了,一进去就提示邮箱已经97%,满了之后无法收到新邮件,没办法,只好把老邮件清理清理了。

怎么快速清理呢,首先想到的就是删除1年前的邮件中的带大附件的。怎么捞出来呢,Gmail不愧是业界良心,这样的需求,一搜就有了:

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在邮箱搜索栏里输入larger:5m older_than:6m from:*@zte.com.cn 点搜索,瞬间出来的就是6个月之前的、大于5M的、来自公司邮箱的邮件。然后全选,删除,再到垃圾箱清空,空间一下子就出来了,舒心得很。

点击引用来源参考来自谷奥的完整介绍。

重回狮城

距离去年此时的第一次出差已经超过整整一年,又要再次出发了。

出发的过程还颇为波折,原本是早上0825的飞机,结果6点多一出门傻了眼,一夜之间下了茫茫大雪,地上积雪超过10厘米,箱子都没有办法推了,只能半提半拽地从楼下一直拖到小区门口,各种苦不堪言,到了路口更傻眼了,原本一直有的士排队的地方一辆车都没有,偶尔缓缓开过的车还都不去机场,完全没有办法按时赶到机场。同行的另外两人一人等到了机场大巴,另一人和我一样无法去机场,于是赶忙打电话改航班,机票代理又无法连上网络,只好先又拖着沉重的箱子回家。后来先到机场的同事帮忙找到了港龙的官方400电话,打电话成功改签到下午出发,就这样在家又陪着娃度过了一个安逸的上午。缺乏锻炼的胳膊到现在还酸痛着。

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下午重新出发,太阳出来了,积雪已经不是问题,刚好赶上了公司另外一波出发的小朋友们,一行八人热热闹闹地出发,叽叽喳喳地聊天、拍照,很欢乐,恍惚间有种重回5年前测试7人UAT团队第一次出发的感觉,不同的是我已经俨然是这次团队中的大叔角色了。。。南京出发的飞机仍然延误了一个小时才出发,还好不耽误香港的航班。路上看了会儿柴静的《看见》,看了一部讲述CIA从伊朗神奇地拯救6名被困的大使馆工作人员的根据真实故事改编的电影《Argo》。半夜一行人到了新加坡机场,带着大家入境,排队等taxi,分赴各自的住处,这一天就这样静悄悄地过去了。

8bdc2dbejw1e1ynxsnvl5j按照计划这应该是我最后一次一个人离开家人自己出发,下一次回来,我就应该是拖家带口一起走了。希望一切都能如愿且顺利。

书剑恩仇录

可能很多人在学校偷偷看武侠小说的时候,都有过这样的梦想吧:”等我以后有时间不用一直做作业考试了,一定要把金庸(此处可以替换成其他人)的小说全集从头到尾看一遍,看他个天昏地暗!“至少我自己是有过这样的梦想的,然而人生就是这样,没有实现的梦想总比实现了的多,等真的有时间了,很多人又都忙别的事情去了。只是在偶尔想到的时候,叹一口气跟旁边的人说:当年我曾有个愿望……

光说是没有用的,既然有过愿望,为什么不去实现呢?何况现在都有电子书了,不用买不用借,海量的书随手可得,还有什么理由去把儿时的梦想抛在一旁,去追求别的什么呢?所以,春节在家呆着的时候,我拾起了金庸全集,开始了我的“曾经的梦想一一实现”计划,翻开第一部,便是《书剑恩仇录》。

《书剑恩仇录》是金庸最早的一篇长篇武侠小说,是他在武侠界崭露锋芒的第一篇。看完之后确实觉得如此,看到下册的时候,觉得自己被情节吸引,根本都停不下来,急切地想要知道结果。全书情节发展非常迅速,从铁胆庄第一次剧情冲突、贯穿上部的营救四当家主线、到后面乾隆、陈家洛兄弟几次会面相认,到和香香公主的西域奇遇,到最后与乾隆决裂;冲突不断、环环紧扣的剧情中刻画出了红花会众人及其他各路英雄豪杰美人的形象,让人目不暇接,茶饭不思。

用了短短三四天的空闲时间,年初六的时候看完了这部《书剑恩仇录》,下一步按照顺序是《碧血剑》,不过回南京之后事情很多,后面又出差,不知又要何时才能完结这个计划了。

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蛇年

今年有了小家庭,于是带着娃一起回老家过年了,也是第一次带娃回老家。回家的时间很充足,从年前第四天下午回家一直到年后初四下午回南京,整整7天的时间,应该是几年来第一次回家这么久了。家人都还好。89岁的奶奶精神依然很好,只是更瘦了,头发也少了很多。外公自从摔过之后动作慢了很多,从沙发上起身非常慢,而且经常瞌睡,老得很明显。第一次看到、抱到宝宝,他们都很高兴。

我应该属于比较重视陪家人的那种吧,总是想着陪家人的时间太短了,每次回老家也很少出去见老同学,大部分时间都是呆在家里,跟家人在一起度过的。不过还是抽空抱着手机看完了金庸的《书剑恩仇录》,呵呵。

初三晚上家里摆了六桌酒招待亲戚,娃也收获了不少红包,发财了~宝宝很乖,会跟大家笑,所以大家看到都很喜欢,抢着轮流抱。就是空调有点热,不敢脱衣服,把握不好温度,回来之后怕是要感冒了。